Instrucciones para el envío de diversas comunicaciones y propuestas sobre numerarios y agregados, 1994

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Significado de las siglas contenidas en el documento: n (numerario/a); agd (agregado/a); s (supernumerario/a); cr (comisión regional); pa (petición de admisión); ad (admisión); o (oblación); fl (fidelidad); cel (celador/a); cl (consejo local); dl (delegación); B 10 (Programa de Formación Inicial); ptr (bienes patrimoniales); av (aviso); ctr (centro); d (director/a); sd (sacerdote); cp (cooperador), r (región/país); eap (encargo apostólico); ca (curso anual); cv (convivencia); crt (curso de retiro); ctm (catecismo de la Obra).

Madrid, III.94 cr 1/94


Contents

PA E INCORPORACIONES DE N Y AGD

Comunicación de pa

A.1.1. El cl envía a la dl la carta cuanto antes -después de escribir a lápiz nombre y apellidos junto a la firma del interesado-, acompañada del impreso E 1 por duplicado (cfr. A.5).

A.1.2. El cl puede autorizar que un aspirante retrase hasta un máximo de tres seis[1] meses la carta de pa, explicando bien a la dl las razones de esa decisión. De todos modos, puede ser prudente informar previamente por escrito a la dl pidiendo consejo sobre la decisión que se piensa adoptar.

Propuesta de la ad

A.2.1. Se envía dos meses antes de la fecha en que le corresponde:

  • Impreso E 2 (cfr. A.6).
  • Impreso E 28 (academia-residencia), por duplicado. Conviene ser muy objetivos en la información sobre idiomas. Si no se dispone de los datos de la Confirmación, se remiten a la dl en cuanto se consigan; en este caso, se pone "sí" o "no" en el apartado correspondiente, según esté o no confirmado (cfr. Vademecum 19.III.87, 22, 4).
  • Tres fotografías actuales, iguales y de cierta calidad, como las exigidas para el D.N.I. Se pone el nombre en el dorso.
  • Copia del impreso 129 de los estudiantes -si no se ha enviado antes- con los resultados obtenidos el curso anterior.
  • Informe personal (cfr. Vademecum 19-III-87, 29, 3 y 4, y orientaciones del apartado B de este av). En alguno de los párrafos convendrá hacer mención de las clases pendientes del B 10, así como de la situación académica (en el caso de estudiantes).

A.2.2. La dl concretará con el cl el día en que se llevará a cabo la entrevista establecida (cfr. Vademecum 19-III-87, 30, 3).

A.2.3. Una vez realizada la ad, se comunica a la dl cuanto antes enviando el impreso E 2, junto con el impreso E 30 completo.

Propuesta de la o

A.3.1. Tres meses antes de la fecha en que le corresponda se envía la siguiente documentación:

  • Impreso E 2 (cfr. A.6).
  • Informe personal (cfr. Vademecum 19-III-87, 29, 3 y 4, y orientaciones del apartado B de este av). En alguno de los párrafos convendrá hacer mención de las clases pendientes del B 10, así como de la situación académica (en el caso de estudiantes), y datos médicos de interés.
  • Información, en su caso, sobre las circunstancias expuestas en A.2.1.e).

A.3.2. La dl concretará con el cl el día en que se llevará a cabo la entrevista establecida (cfr. Vademecum 19-III-87, 30, 3).

A.3.3. Una vez concedida la o, y antes de la ceremonia correspondiente, si tiene ptr[2], el interesado los describe por escrito y hace las disposiciones establecidas (cfr. Vademecum 19-III-87, 32, 1 y 33, 4).

A.3.4. Los cl tendrán en cuenta que todos los n y agd, antes de hacer la o, deberán haber acudido alguna vez a la revisión médica. Se comenta este dato en la información personal que se envíe a la dl (cfr. A.3.1. b)).

A.3.5. Una vez realizada la ceremonia, se envía cuanto antes a la dl el impreso E 2, el informe de ptr o la comunicación de que no los tiene, y el impreso E 31 completo.

Propuesta de la fl

A.4.1. Un año antes de la fecha en que le corresponda, se envía a la dl la siguiente documentación:

  • Impreso E 2 (cfr. A.6).
  • Informe personal (cfr. apartado B de este av).
  • Tres fotografías actuales, de cierta calidad, como las exigidas para el D.N.I.; en el dorso se ha de poner el nombre a lápiz.

A.4.2. La dl concretará con el cl el día en que se llevará a cabo la entrevista establecida (cfr. Vademecum 19-III-87, 30, 3).

A.4.3. Una vez concedida la fl, y antes de la ceremonia, el interesado otorga testamento, si no lo hubiera hecho antes (cfr. Vademecum 19-III-87, 32, 1 y Glosas 29-IX-87, 62 o Glosas 29-IX-87 (agd), 54).

A.4.4. Después de hacer la fl, el cl envía a la dl el impreso E 2 debidamente cumplimentado, el testamento, y -únicamente en caso de que el interesado tenga conocimientos de algún idioma-, un E 12.

Instrucciones para rellenar el impreso E 1

A.5.1. Se escribe a máquina, poniendo con claridad los acentos y -si tiene algún apellido compuesto- señalando los signos y caracteres que haya entre ambos. Es importante que figure la fecha exacta de nacimiento: día, mes y año.

A.5.2. Notas:

Nota 1: la rellena la dl.

Nota 2: n, agd, s, ap n, o ap agd.

Nota 3: fecha en que corresponderá hacer la ad. Si es aspirante, la pa.

Nota 4: nota media del curso anterior, si es estudiante.

Nota 5: sólo afecta a los s. A.5.3. Si ha nacido en otro país, se añaden al dorso los siguientes datos:

  • nacionalidad;
  • si tiene previsto regresar a su país y cuándo;
  • conocimiento del idioma del país de nacimiento;
  • nacionalidad de los padres;
  • domicilio actual de los padres.

A.5.4. Cuando un s pasa anoagd, se indica, al dorso, la fecha de pa como s y su última incorporación.

Instrucciones para rellenar el impreso E 2

A.6.1. Notas:

Nota 1. Poner ad, o, fl, de n o agd. Nota 2. La rellena la dl.

Nota 3. El cl que propone la ad o una incorporación escribe, en la primera línea de la derecha, comenzando por arriba: el número de protocolo que corresponda al av del ctr, y a continuación -entre paréntesis-, la fecha. En la primera línea de la izquierda se pone la sigla de la dl. Las líneas inferiores se utilizan para las respuestas -según los casos- de la dl al ctr.

Nota 4. Nombre y apellidos.

Nota 5. Fecha de la pa, la ad, o la o. Es decir, si se propone la o, se indica la fecha de la ad, etc. Se tachan las dos siglas que no corresponden con la fecha que se escribe a continuación.

Nota 6. En cuanto a la fecha exacta en que corresponde la ad, o, y fl, se ha de tener en cuenta que el cómputo es por meses. Así, a quien hizo la pa un 31 de agosto, le corresponderá la ad el último día del mes de febrero.

Nota 7. La rellena la dl una vez realizada la entrevista, que se habrá fijado antes con los interesados, de palabra o por escrito. Se escribe la fecha en que se realizó la entrevista, anteponiendo quién la hizo y el testigo; por ejemplo: sd dl y d ctr /13.X.87, d ctr y Juan C./31.XI.87, etc.

Nota 8. Para la o de n y agd se indica la fecha en que se ha hecho la cesión de la administración y la disposición del uso y usufructo de los ptr; si no los tiene, basta indicarlo así en ese apartado: no tiene. Para la fl, se indica la fecha en que hizo el testamento. Se tacha, en cualquier caso, lo que no interese.

Nota 9. Fecha de concesión de la ad, o, fl.

Nota 10. Sólo afecta a los s.

Nota 11. Fecha de la preparación necesaria para la fl (C 14).

Nota 12. Fecha en que los n y agd son admitidos, o se incorporan temporal o definitivamente.

Nota 13. Sólo afecta a los s.

ORIENTACIONES SOBRE INFORMES

B.1. Se redactan en folio DIN A 4 por una sola cara, a un espacio y dejando cierto margen en la parte superior. Ocupan, de ordinario, un solo folio; para los informes más breves (traslados, propuesta de cel, etc.) suele bastar con cuartilla DIN A 5, en horizontal. Además de tener en cuenta lo que se dice en Vademecum 19-III-87, 138-139, se dan a continuación otras orientaciones.

B.2. No ha de figurar nombre alguno. Cuando es indispensable hacer referencia a personas o entidades, se denominan mediante un nombre convencional (o haciendo referencia a otro escrito), sin que la frase pierda sentido propio, y se especifica aparte de quién se trata.

B.3. Como siempre se ha hecho, se comentan los diversos aspectos (sobre carácter, virtudes, disposiciones interiores, etc.) de forma positiva, reflejando los aspectos más significativos, pues es de justicia que se pongan siempre de manifiesto las buenas cualidades. También, como es natural, se expone con objetividad lo que sea necesario corregir o mejorar, pero explicando también los medios que se han puesto para ayudarle en esos eventuales puntos negativos, así como su respuesta en la lucha ascética ante esos medios o consejos.

B.4. En el caso de los agd -y de los n que aún no se han incorporado a la vida en familia-, debe hacerse mención a la lucha y nivel de exigencia en su propia casa: cariño y delicadeza en el trato con sus padres y hermanos, cumplimiento de su horario, sobriedad, uso de la radio y TV, cuidado de las cosas pequeñas, orden en su habitación, etc. También conviene hacer referencia al trato apostólico con su propia familia de sangre: si trata de incorporar costumbres cristianas, si procura acercarlos a Dios y a la Obra, etc.

B.5. Cuando sea preciso incluir algunas referencias (cfr. B 10, III.28; III.37; etc.), se utilizan de modo que no causen extrañeza ni una falsa impresión de secretismo. La redacción debe ser sencilla, clara, concisa, prudente y con sentido sobrenatural. Se evitan lugares comunes, repeticiones, frases genéricas, o eufemismos.

B.6. Si hay que añadir algún dato más delicado, se manda en papel aparte un anexo explicativo. Como norma general, no será necesario hablar de la dirección espiritual (cfr. B 10, III.37) y, desde luego, siempre quedará bien claro que la fuente de esa información es el propio interesado.

B.7. En su caso, conviene especificar si el interesado ha manifestado con claridad su deseo de hacer la incorporación que le corresponde, y añadir la opinión del cl.

B.8. Especialmente en los informes para la ad, conviene hablar del conocimiento que se tiene sobre su familia de sangre -ambiente, formación doctrinal, etc.-, y si se están poniendo los medios para que participen de los bienes espirituales de la Obra.

B.9. En las propuestas de fl, convendrá revisar cómo está viviendo el interesado las obligaciones que se contraen con la incorporación a la Obra (cfr. Vademecum 19.III.87, 40, 4 y ss.), y dejar constancia en el informe. Además, se especificará cómo lleva los estudios institucionales (si los hace, en el caso de los agd) y con qué espíritu los realiza.

B.10. Los escritos que recibe el cl para la mejor atención de alguna persona, se destruyen enseguida -salvo que deban contestarse- después de leerlos detenidamente. También se destruye la copia que conserva el cl de los informes personales, una vez que contesta la dl.

N Y AGD QUE NO SIGUEN ADELANTE

Aspirantes

C.l.l. El cl tiene facultades para decidir que un aspirante no siga -si éste no desea continuar-, o para aprobar un retraso de hasta tres seis[3] meses en su pa; no obstante, puede ser prudente informar previamente por escrito a la dl pidiendo consejo sobre la decisión que se piensa adoptar. En el caso de que un aspirante desee seguir adelante, el cl ha de solicitar autorización a la dl para comunicarle que no continúa.

C.1.2. Si un aspirante anoagd, por una dificultad pasajera o por oposición familiar, no continúa y, al cabo del tiempo -resueltos esos inconvenientes-, desea de nuevo hacer la pa, el cl puede permitir que la haga como n, agd o s, después de estudiar detenidamente en la presencia de Dios las circunstancias de esa persona.

C.1.3. Cuando un aspirante no sigue adelante, el cl debe enviar a la dl la documentación de que se disponga en el ctr, indicando la fecha en que no sigue (el día en que se comunica -siempre de palabra- al interesado), y -salvo que se haya informado recientemente por escrito- una nota breve explicando las causas.

n y aqd con pa y ad

(cfr. Vademecum 19.III.87, 27, 2-3 y 56, 2)

C.2.1. El cl tiene facultades para decidir que un n o agd sin la o no siga adelante, siempre que el interesado no desee continuar. Sin embargo, la prudencia aconseja informar previamente por escrito a la dl pidiendo consejo sobre la decisión que se piensa adoptar. En el caso de que el interesado desee seguir adelante, el cl ha de solicitar a la dl autorización para que no continúe. Si se plantea la posibilidad de que quede retenido como s, el cl procederá con prudencia y ponderación, graviter onerata conscientia; y deberá consultar a la dl si existen dudas sobre la conveniencia de esa determinación y también cuando no haya unanimidad en las opiniones dentro del cl. Cuando un n o agd con pa o ad no sigue adelante, es preciso tener en cuenta lo que se dice en los nn. siguientes.

C.2.2. Si queda retenido como s: el cl envía a la dl un breve informe que resuma la trayectoria y las causas que han aconsejado retenerlo como s, indicando la fecha de la decisión y sugiriendo además el futuro plan de atención, ya que, normalmente, será conveniente que cambie de ctr.

C.2.3. Si no queda retenido como s: se envía a la dl una breve nota (una octavilla) -salvo que se haya informado recientemente por escrito- explicando las causas, además de indicar la fecha en que no sigue (cuando se comunica -siempre de palabra- al interesado); y si desea ser nombrado cp. También se remite a la dl la documentación que se tenga en el ctr.

n y agd con o y fl

C.3.1. Los cl han de tener siempre muy presente el contenido de Vademecum 19-III-87, 45-55, y han de adelantarse, con su caridad vigilante y su trabajo de gobierno bien hecho, a las posibles crisis espirituales en sus hermanos. Si excepcionalmente un n o agd ya incorporado manifiesta su deseo de solicitar la dispensa de sus compromisos, el cl informa a la dl sobre las dificultades que se han planteado y los medios que se están poniendo para superarlas (cfr. Vademecum 19-III-87, 52-55).

C.3.2. Quienes renuevan la o, han de tener muy claro que se comprometen hasta el siguiente 19 de marzo (cfr. Vademecum 19-III-87, 39,3 - 40,2 y ss.).

C.3.3. Es necesaria autorización expresa para que los d puedan aconsejar formalmente a un n o agd ya incorporado que solicite la dispensa de sus compromisos.

OTROS PERMISOS, COMUNICACIONES, Y ENVÍOS

Propuesta para que n sin fl puedan recibir charlas personales

D.1.1. Cuando el cl estime oportuno solicitar este permiso, lo hará a la dl, mediante escrito numerado, acompañando una información actualizada. Han de explicarse brevemente las razones que motivan esa petición. Conviene mencionar la formación del interesado en cuestiones de Teología Moral.

D.1.2. Si se concede el correspondiente permiso, el interesado ha de recibir, antes de desempeñar ese encargo, la formación específica establecida para los que comienzan a recibir confidencias.

Propuesta para nombrar cel a un aqd sin fl

D.2.1. Cuando el cl estime oportuno solicitar que se nombre cel a un agd sin fl -que tenga al menos tres años de o-, hace a la dl la correspondiente propuesta.

D.2.2. Se solicita a la di mediante escrito numerado, con un breve informe personal en el que se traten los aspectos más destacados que permitan valorar la idoneidad para recibir ese encargo. Han de explicarse brevemente las razones que motivan esa petición. Conviene mencionar la formación del interesado en cuestiones de Teología Moral.

D.2.3. Una vez comunicado el nombramiento, el interesado ha de hacer la preparación necesaria para la fl (C 14), y después se comunica enseguida la fecha a la dl. Hay que explicarles detenidamente -sin leérselo-, para que lo mediten, el texto de nuestro Padre recogido en Vademecum 19.III.87, 127,3 - 129,1, así como lo relativo al silencio de oficio (cfr. Vademecum 19.III.87, 133-136).

D.2.4. Para que los cel puedan recibir charlas personales, se les debe impartir previamente la formación específica establecida.

Viajes y traslados de n y aqd

D.3.1. Cuando un n o agd tiene que realizar un viaje, el d del ctr se asegura de que el interesado conoce bien las indicaciones al respecto (cfr. Glosas 29.IX.87, 70 y ss. o Glosas 29.IX.87 (agd), 62 y ss). Además, el d del ctr, o quien lo sustituya, entrega al interesado la carta de presentación, teniendo en cuenta Glosas 29.IX.87, 71, 4 o Glosas 29.IX.87 (agd), 63, 3 y ctm, n° 432.

D.3.2. Si la duración o las circunstancias del viaje lo requieren, y hay ctr en la ciudad donde vaya a estar, se envía -a través de la dl- la documentación que se considere necesaria para facilitar su atención desde el primer momento.

D.3.3. Por otra parte, cuando se recibe en un ctr a algún transeúnte, el d se ocupa de lo indicado en Glosas 29.IX.87, 73, 5; y de la atención espiritual y material de esos n y agd que circunstancialmente dependen de su ctr.

D.3.4. El d del ctr debe consultar a la dl antes de hacer un viaje de más de un día de duración (cfr. Glosas 29.IX.87, 71, 3).

D.3.5. Dentro de la r, se considera que un n o agd realiza un viaje, cuando se ausenta por un tiempo inferior a seis meses: en principio, sigue adscrito a su ctr y, en consecuencia, el cl continuará pendiente de su atención (cfr. ctm, nº 431). Si la ausencia es superior a seis meses, se considera que es un traslado.

D.3.6. Cuando la ausencia va a ser superior a seis meses, se plantea formalmente su traslado -salvo que concurran otras circunstancias que no lo hagan aconsejable- con arreglo a las indicaciones de los números siguientes.

D.3.7. Además de indicar las fechas exactas del traslado y el plan que seguirá, el ctr de origen envía a la dl -con tiempo suficiente para que pueda estar en el ctr de destino antes de que se incorpore el interesado- la siguiente documentación:

  • impreso E 30 ó E 31, si no ha hecho aún la ad o la o;
  • impreso 129 actualizado, si es estudiante;
  • hoja personal de ingresos y gastos (E 37);
  • informe personal, si es necesario;
  • ficha médica.

D.3.8. El informe personal -breve y actualizado- sugerirá el eap más adecuado, y mencionará si tiene pendiente el ca, cv, crt, etc. Normalmente no será necesario enviar este informe en el caso de n y agd mayores, a no ser que haya una circunstancia especial que así lo aconseje.

D.3.9. Si corresponde informar sobre la ad, o, o fl, poco tiempo después del traslado al nuevo ctr, el cl del ctr del que procede elabora con más detalle el correspondiente informe, y da su parecer, de manera que el cl del nuevo ctr pueda hacer en su momento la propuesta oportuna.

D.3.10. Los viajes fuera de la r de n y agd pueden ser autorizados por el cl, sólo si son por motivos profesionales y su duración es inferior a 15 días. Para salidas fuera de la r de mayor duración, o por otros motivos no profesionales -con mayor motivo, por delicadeza, si se trata de un viaje a Roma-, el cl debe solicitar a la dl el oportuno permiso. En cualquier caso, informarán con la necesaria antelación para que la dl pueda, a su vez, informar a la r de que se trate.

Destinos profesionales

D.4.1. Los n y agd que deban elegir plaza en centros docentes, destino para el MIR, para realizar prácticas de IMEC, etc., deben pedir consejo a la dl, para facilitar que sean destinados a un lugar adecuado para su propia atención, y poder colaborar de la mejor manera posible en las labores apostólicas.

D.4.2. Si es posible, solicitan -valorando siempre el interés profesional del n o agd-, una ciudad del ámbito de su propia dl y en la que haya ctr. Si no existe un destino adecuado dentro del territorio de la dl, procuran que se les destine a una ciudad de otra dl en la que haya ctr. De todos modos, se informa a la dl con tiempo, por si se juzga conveniente dar alguna orientación.


Madrid, III.94




  1. Este plazo fue modificado con el escrito cr 8/99, 29
  2. Bienes patrimoniales
  3. Este plazo fue modificado con el escrito cr 8/99, 29
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